【工具文】活用數位筆記，使用Evernote的升級補丁

補丁，或叫作Patch file，其實是更新檔的意思，用意是補強原本的檔案功能，這篇文章就是針對Evernote使用的升級補丁。前陣子我分享了初步使用Evernote的一些小技巧(如何有效使用Evernote？我們的第二個大腦)，重點在分享使用Evernote的一些觀念/想法，包含：

• 資料可用處不僅止於一個地方，應該要將資料打破、重組再利用
• 蒐集資料後要給資料下一個明確的後續行動
• 建立資料與資料的鏈結

要真正時做以上的觀念/想法，靠的就是我們實際動手去做，步驟為：

• 建立一個資料收集箱
• 開始蒐集資料(可使用web clipper外掛軟體)
• 進行歸檔與利用

以上的想法和做法並非為我個人獨創，主要都是來自於電腦玩物站長 - Esor的分享，但方法好歸好，如果自己沒有真的親身去嘗試，那就像是在看一篇資訊文章，讀過也就忘記了！最好的辦法就是要盡量從這些強者身上不斷的「偷學」新知識、新工作方法，站在巨人的肩膀上可以讓自己更快的「大躍進」，事實上我會認為電腦玩物站長 - Esor的文章都很實用的原因有很大一部分來自於，Esor本身就是一位文字工作者，每天都必須進行高質量、高產量的文章輸出，因此從他的文章真的學習不少！

有一天在看文章的過程中，突然發現電腦玩物作者竟然也出書了，書名很淺顯易懂，就叫做《Evernote 100個作筆記的好方法》！雖然我自己並沒有把電腦玩物所有關於Evernote的文章看完，但應該也看了60 - 70%，心裡想說Evernote的使用方法盡然還可以出一本書，作者到底是有甚麼樣的新想法可以給出100條關於Evernote使用的建議。

要討論甚麼問題？

我相信大家或多或少都有一個屬於自己愛用的筆記軟體，但對於一個筆記軟體的使用，可能並沒有針對如何使用它有特別的想法或琢磨，包含我自己在剛接觸Evernote時也只是單純把它當成一個可雲端同步的記事軟體罷了！但閱讀完這本書後，我對於這個筆記軟體的使用又擴展了一個視野，或許這篇文章的一些心得也可以剛好刺激你的使用創意，讓我們記下的事物不再只是單純的筆記，而是我們一切生活過、經歷過的痕跡。

因此這篇文章想要討論的是：

1. 除了一般的演講筆記、上課筆記，Evernote還可以幫我們紀錄甚麼？
2. 針對記事本的分類，應該怎麼分比較好？
3. Evernote也可以使用特殊語法來進行搜尋，甚至提升我們的管理效率？

Think Outside the Box

「凡走過必留下痕跡。」這是一句我們都聽過、甚至聽到爛的俗諺，但我認為卻是善用Evernote最好的註解。若只使用頭腦，這些回憶將隨著時間推移逐漸從我們腦袋中消逝，但使用數位筆記，只要這家公司沒有倒閉或Server沒有掛掉，我想這些資料可以長存非常久(所以Evernote的資料也是要備份呀~)。
若我們都同意Evernote可以良好的保存我們記下的每一筆資料，我們是否也可以想想到底可以還有甚麼是可以被我們保存的、或是保存下來是有趣的？

1. 心動美好的事物，例如美食/展覽/活動

我們時常可以在網路上、批踢踢看到許多的好康資訊，例如美食文介紹、展覽推薦文、活動廣告，若平時可以多蒐集這些資訊，等到假日或是休假時，就可以有比較多的選擇，甚至在蒐集這些資訊的過程中可以push自己找時間試試看參加這些活動！

曾經我也想試著透過Excel來蒐集這些破碎的資訊，但發現Excel在整理文章上受到了許多限制，例如貼上整篇文章在儲存格會造成瀏覽非常不方便、文章的控管隨著篇數增多會愈來愈困難...，就算順利克服了以上的一些問題，最重要的是「我會忘記要持續蒐集資訊呀！」如果停止蒐集資訊，那一切都是空談了，這也是許多時候隨然自己抱著一頭熱投入，最後都無疾而終的真正原因呀...

【如何使用Evernote克服】

當自己有了使用Evernote的觀念後(包含建立「收集箱」、替資料決定下一步行動)，看到一切有用的資訊就是先擷取下來並寫下簡單的註解，貼上「活動」的標籤後，未來若要搜尋相關的活動時，資料都在一篇篇記事中ready了！同時也可以先將美食的菜單資訊、展覽活動的節目表、活動的廣宣資訊事先拍攝到Evernote的記事中，有需要時只要找到該篇記事，就等於找到了屬於自己的專屬導覽。

↑平時就可以蒐集相關資訊，有時間就可以去玩了！

2. 專屬創意箱(梗箱)

你是否也曾有這樣的經驗，有時在洗澡時、走路時、上班時、上廁所時...，許多時刻腦中突然蹦出了許多新鮮、創意的想法，心裡想著等下要趕緊把它記錄在筆記本或手機中，時間一久就發現筆記「散落各地」，想要利用電腦搜尋都還不知道要在哪裡下關鍵字。曾經我聽過一個非常有趣的想法管理方式－Facebook社團，由於我們每天一定都會使用Facebook，我們可以藉由在Facebook創立一個社團(由於成立社團至少需要兩個人，所以可以邀請一位朋友幫忙建立一個社團)，接下來就把這位朋友踢除社團(沒錯，這位朋友的功用只是當分母而已...)，接下來你就可以利用Facebook的社團來記錄自己的想法，例如今天突然想到一個有趣的idea，立刻上自己的社團發個文，接下來有新想法要補充的時候，就直接回覆在這個討論串之下，後續自己回頭檢視時就會發現，一連串的討論其實就是未來的自己在跟過去的自己不斷對話的軌跡。

↑可以利用對話串來記錄自己想法

【如何使用Evernote克服】

雖然使用了Facebook社團紀錄日常靈光一現的idea，但我發現隨著資料量增加，並不容易「搜尋」較早期的資料(Facebook必須要靠滑鼠滾動才可以找到相當早期的討論串)，因此我們可以使用Evernote來解決這樣的困難。
首先創造一本筆記本，就叫做「創意箱/梗箱/靈感庫」，這本筆記本可以收錄我們平時一些零散的想法，也可以紀錄隨手看到，有啟發的圖表、有意義的話、精練的準則、通用的思考論述...，甚至如電影筆記、漫畫筆記都可以記錄在這裡，時常我會看到網路上會引用經典電影的對白、漫畫的對話梗，統一使用Evernote就可以幫我們紀錄與管理，甚至這些素材都可以成為後續我們創作的泉源，或是向人家推薦的資料來源。

↑有趣的題材就先收集到靈感庫，或許之後可以用到

3. 生活紀錄

我們習慣拿著相機來記錄生活中的點點滴滴，不論是去看一場展覽、出遊、吃飯，無時無刻都想要用手機紀錄生活中每一個美好時刻，但往往拍了照片之後，當天詳細的玩樂經驗或體悟就無法記錄下來，之後要推薦給朋友時也會發現，明明就是上禮拜才剛玩過的行程，但是詳細好玩在哪裡、心得到底是甚麼就沒辦法說得很明白。

【如何使用Evernote克服】

例如今天要出遊、要去享受美食、或是有一系列的行程，此時就可以直接開一則新記事來記錄，將相關的照片直接上傳到該記事即可，還可以記錄自己當下對於該照片的想法(若是更覽的話，也可以直接使用Evernote中的拍照功能，照片一拍好就已經在記事當中)。更方便的是，若遊玩的地方是一個定點的話，可以開始Evernote記事的定位功能，當新建記事時，Evernote已經自動的將該地點定位，我們要做的工作就是專注紀錄當下就好。
此外，一些行程中的DM、景點資訊可以直接拍照記錄在記事當中，若在之後要分享給朋友時，直接分享該則記事即可。

↑當天吃到的美食直接用Evernote相機記錄下來

↑DM資訊丟掉太可惜了，可以直接拍照來數位化紀錄

4.魔術筆記

其實應該不侷限在魔術筆記，只要是自己的學習筆記都可以記錄在Evernote，這裡專門挑出魔術筆記來說是因為：當無法拋棄傳統手寫筆記，又要將手寫筆記跟數位筆記一起整理時，應該怎麼辦？

在看完前面的介紹，我發現Evernote可以很好的解除上述的問題，而這個問題也是之前我自己在整理過往的學習筆記遭受的困難，以前學習的筆記往往都是手寫的、或是有時就是想用手寫來記錄東西，但又要跟數位化的資訊整合時，就需要一個將紙本也數位化的工具來幫忙，同時Evernote也賦予這些筆記一項新功能，可以用數位化搜尋(Evernote的光學辨識技術可以讓我們搜尋到圖片的文字資料)，所以大家若也有遭遇同樣的問題，或許也可以用這樣的方式來解決。

↑手寫筆記就直接用Evernote內建相機拍起來

↑用電腦做筆記

這樣分？那樣分？到底怎麼分類比較好

我自己有個檔案管理壞習慣，就是喜歡將檔案歸類到非常細，也就是我會建立一個資料夾後，依據文件些許的差異，再創建許多的子資料夾來存放檔案，所以在找檔案時需要往下按大約5-6次滑鼠才可以找到存放檔案的資料夾，這樣的壞處是往往檔案會被分到自己也找不到的地方。
這個段落只想說兩件事情：

1. 檔案勿過度分類，善用總目錄超連結來管理檔案
2. 以「行動情境」當作記事本建立的參考原則

檔案勿過度分類，善用總目錄超連結來管理檔案

基於上述的問題，我們可以用一則「總目錄」來管理所有手頭上的工作(專案)，每一個專案就是一個單獨的記事，例如我用一則「2017.07月任務」來管理7月可能要完成的工作，但工作的內容不會詳細記錄在這則總目錄當中，而是新建一則記事。

以「行動情境」當作記事本建立的參考準則

記事本是用來收納記事的總目錄，之前我會利用「專案」來當作我建立記事本的原則，但我發現這樣記事本真的是落落長，甚至到了快20本的記事本，其中的1、2本記事本中只有一則記事，這樣就有點過度分類了。《Evernote 100個作筆記的好方法》建議我們可以使用日常生活的情境當作參考，舉例來說：Esor站長就只用了「收件夾」、「工作任務」、「生活任務」、「部落格任務」、「第二大腦」、「重要的放棄」、「工作封存」、「生活封存」7本記事本，因為生活中不外乎就是工作、生活、電腦玩物(部落格)，第二大腦與重要的放棄是Esor站長用來記錄日常生活的靈感及嘗試，工作封存和生活封存則是已經完成的項目。

原來搜尋還可以這樣搜，一些可以幫助我們管理的搜尋語法

Evernote中的搜尋功能其實內建一些語法，可以有效的幫我們搜尋到特定條件的資料(詳情可看這裡)，很有意思的是《Evernote 100個作筆記的好方法》中說到：

Evernote的進階搜尋語法並非只能用在找出筆記的用途上，如果好好利用，其實可以發揮出一些有創意的用法。

以下介紹三個實用的搜尋方法，只要在總記事本中搜尋：

1. 年度回顧：created:20170101 -created:20170725

這樣就可以找到在2017.01.01 ~ 2017.07.25建立的記事，同樣的原理可以應用在其他日期區間，這樣的搜尋結果有甚麼意義呢？這樣可以幫我們檢視在這段時間(年、月、周)我們究竟記下來甚麼事情，曾經去哪裡玩、上過甚麼課、有過甚麼樣的想法，一則則的記事其實就是我們的日記與經歷。

2. 每日自省：created:day-1

每天我們都從各式各樣的管道收集資訊，有時我們也會記錄一些瑣碎的事情、idea，這些事情我們可能當下記著並想著之後來進行整理，但有時一不小心就會忘記了！這時我們就可以使用這個搜尋語法來幫我們過濾出「過去 一天內」建立的記事，並檢查是否有記事我們忘記進行構思或決定資料的下一步行動。

3. 過濾出重要文件：resource:application/pdf ; resource:image/jpeg

有時候我們需要找出自己到底丟進了Evernote那些Word檔案、Pdf檔案、照片檔案...，這時我們可以用此語法來幫助我們尋找相關檔案。
除了手動搜尋外，我們可以直接儲存該次搜尋，並為該次搜尋賦予名稱，這樣這個搜尋就可以變成我們Evernote的創意用法。

↑可以儲存該次搜尋未來直接利用

結語

以上就是我讀完Esor站長的《Evernote 100個作筆記的好方法》的心得，但此篇絕對不是這本書分享的全部，其中還有很多有趣的Evernote應用想法，這本書不僅僅只是一本工具書，更是一本可以刺激大家思考如何使用一款數位工具的好書，若大家想要對數位筆記、檔案管理、數位工作術...等有更多了解的話，都可以從這本書中挖寶！