【工具文】時間管理的技巧和一些思考
在今年陸陸續續接觸了許多時間管理的方法，也讓自己對任務安排的敏感度提高了不少，但隨著實作這些觀念，有許多的問題也不斷出現在我的腦袋中：
「例如這些時間管理的方法，究竟哪一個最適合我？這些方法我都可以接受嗎？甚者知道這麼多方法之後，我的下一步行動究竟是甚麼？」
讀到的資訊越多，種種的疑問也紛至沓來，因次我想要做一篇總整理，統整截至目前為止我所使用的時間管理方法，以及對我的成效，這些方法或許已經跟正規的時間管理方法有所差異，也不一定是最佳的時間管理方法(畢竟每個人的時間、生活風格、工作型態...都不相同)，但卻是目前對我而言比較舒適、也有一定成效的方法，透過這篇文章記錄下來，若有需要時間管理相關資訊的人或許也可以從這篇文章中找到一些資訊。
為什麼要寫這篇文章？
這篇文章想要表達的是「時間管理管的不是時間，而是選擇。對於每件事情，我們只能在每個當下選擇要做或選擇不去做」。
讀了相當多時間管理的文章，也嘗試過相當多方法，但始終沒有辦法避免心中仍然存在的焦慮感。直到讀到《得到APP》- 「萬維鋼專欄：數學家告訴你最好的時間管理的文章」時，討論區的一位同學說的：「時間管理管的不是時間，而是選擇，我們只能選擇要做或選擇不去做」。真是心有戚戚焉！或許自己(可能許多人也是？)想要從時間管理中找尋的，「其實是在有限的時間內做最多的事情」，然而這樣只會使我更加焦慮。要如何讓自己從「要在有限時間做最多事情→找尋新的時間管理方法→實作發現不符合自己風格→繼續找尋新方法...」的迴圈跳脫出來，是我想要寫這篇文章最主要的目的。
要討論甚麼問題？
這篇文章需要請讀者一起思考的情境是：知道或耳聞些許時間管理的方法，但對於如何使用這些方法仍感到焦慮。若有些方法你尚未看過，可透過文中附上的連結，參考原文介紹該時間管理的方法，當作新的資訊獲取；若你曾經看過或聽過這個方法，或許也可以一起來思考看看：這個方法是否真的適合你。(至少有些我使用起來是比較痛苦的...)
因此這篇文章想要討論的問題是：
1. 截至目前為止，自己閱讀過的時間管理方法有哪些？
2. 對我而言，這些方法到底要怎麼實踐？
3. 針對時間管理，我的下一步還可以做些甚麼？
2. 對我而言，這些方法到底要怎麼實踐？
3. 針對時間管理，我的下一步還可以做些甚麼？
時間管理方法百百種
目前我所知時間管理方法有下列幾種：
- GTD(Getting Things Done)時間管理方法→維基百科點這裡
其實我本身並沒有閱讀過GTD相關的專書，但是在閱讀電腦玩物作者的文章中，淺移默化的開始使用GTD的觀念來處理每天的任務，GTD簡單來說就是「專注於任務蒐集、判斷下一步行動並執行、定期檢視任務狀況！」引用電腦玩物中的介紹：
引用自Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版
- 「捕捉」：你必須清空大腦，盡可能把引起你注意的事情捕捉下來，放在集中的收集箱，並且盡可能 100% 的收集。
- 「理清」：對每一件收集的事情進行思考判斷，是不是可以採取行動？還是要放入參考資料庫？她的下一步行動是什麼？他的預期結果是什麼？
- 「整理」：組織下一步行動清單，按照適合你的方式分類，重點是讓你可以隨時因時制宜，知道現在可以採取什麼行動。
- 「檢視」：你必須常常查看清單，養成每日每周檢視清單的習慣，完成回顧、清空、更新等動作，定期安排好未來一周或兩周的行動。
- 「執行」：如此一來你的系統就會值得信賴，你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，並更專注在重要任務上。
- 感性自動聚焦時間管理法→介紹內容點這裡
提出者為英國時間管理學家Mark Forster，方法名叫做「Auto Focus(自動聚焦時間管理法)」，其內容主要為：
引用自電腦玩物 - [時間技客-2]不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法)
- 不要為事情分輕重，別用理性壓抑感性。
- 列出所有要做的事，區分積存區與新行動區。
- 瀏覽清單，去做那個你「更想做」的事情。
核心精神就是：
我們的內心會自動感覺每件事情的輕重緩急，當下從任務清單去選擇自己最想要、也認為最重要的事情來做，與其從不想要做某些任務、卻又非得做出發，不如從心中「想要做」的心情開始執行任務。
- 大腦 SPA 筆記術→介紹內容點這裡
其實這個不算時間管理的方法，而是將自己的注意力集中在該專注的地方。因為每天要做的事情實在太多，新的代辦事項也會在未預警的狀況下突然冒出來，此時自己心中的專注力很容易就會分散，到最後會覺得做了非常多的事情，但其實真正重要的事情卻都還沒有完成。而大腦SPA筆記術就是幫助自己釐清腦中混亂的想法，透過「寫下來」這個動作，將這些想法清單化→轉換成下一步行動清單→安插在碎片化的期間完成。
以上的動作跟前面提到GTD非常的類似，但「大腦SPA筆記術」主要是讓我們進行週期性檢視，把自己腦中真正擔心、想完成的事情都先寫在我們面前，透過事情的輕重緩急來安排執行的優先順序，構思行動後就進行執行的動作，如此就像洗SPA一樣，讓我們放下大腦內真正擔心的事情。
- 莫法特休息法→介紹內容點這裡
說到休息，大家直覺都會想要要去看個漫畫、追個劇、玩個遊戲，但往往做完這些事情之後，身體的懶蟲似乎還是沒辦法從我們身上離開，拖著拖著一個下午、晚上的完整時光就又被我們浪費了。莫法特休息法提供了另一種對於休息的思維，引述自電腦玩物的一段描述非常貼切：休息的真正目的是什麼？無非是希望透過休息，讓下一個階段的某種行動更有動力、體力、精神力，也就是說「休息」不是只有體力回復而已。莫法特休息法的中心思維就是：透過做「不一樣」的事情來保持對大腦的刺激，這些新刺激就是最好的休息。
很多時候休息要復原的其實是「動力」與「精神力」，而就像 RPG 角色需要補充動力與精神力時，就需要喝下不同的「休息藥水」，只喝體力藥水是沒用的。
具體作法就是在我們進行高度專注的一項任務中，腦筋開始感到疲乏時，就要轉換執行新的任務，很重要的一點是，這項新任務也不需讓我們不斷的去使用腦力，否則就無法達成有效的「積極休息」。
- 萬維鋼：數學家告訴你最好的時間管理→相關內容點這裡
內容為萬維剛摘錄自《Algorithms to Live By: The Computer Science of Human Decisions (暫譯為指導生活的算法)》的內容，在這篇文章中，萬維剛介紹了數學家建議的時間管理方法，包含：
- 針對緊急的事物：最近截止日期法、摩爾算法(Moore's algorith)
- 針對小事和要事：小事優先法則、加權最短處理事件算法
- 針對有輕重又有緩急的任務：答案是沒辦法
這篇文章最大的收穫就是刺激我去思考：就連數學家透過理性分析，都沒有辦法告訴我們最有效的時間管理方法是甚麼！學習到這麼多的時間管理方法，到底最適合自己的方法是甚麼，思考出屬於自己的時間管理套路才是真正重要的事情！
所以我會怎麼做 - 下班後的時間管理
看完了這麼多方法，光是選擇要使用哪一種方法可能就非常「耗時間」了，所以最適合我的方法是甚麼？以我自己實作這些方法，並經過一些調整，目前我自己的下班後時間管理是這樣子的：- 第一步：透過GTD方法中，提煉「具體化任務」
實作方法(參考下圖)：
- 我會開立一個專門記錄「當月份的記事(以下以2017.07月任務為例)」，並寫下「任務積存區」的header，把日常生活中遭遇的大小任務都先記錄下來，任務的細碎程度越小越好，若是遇到較大的任務時，就必須另開一則記事紀錄。
- 善用Evernote記事可以互相連結的功能，若此任務較複雜(必須階段性執行)，則要另開一則記事來安排進度，並將該則記事的連結(如下方的藍色、綠色連結)貼在「當月份記事」，以利整體時程控管。
- 第二步：清理任務積存區，拆解與執行任務
拆解
被寫下的任務，其內容與龐雜層度都不相同，有些任務可以立刻寫下下一步要怎麼做(例如閱讀XXX書籍的第一、二章節)，但有些任務牽涉到的規模較大，因此必須要進行任務拆解，此時我會利用在上一步驟的第二點，開立一個完整記事來規劃這件任務需要執行的步驟(例如我要學習一門程式語言，我可能規畫的小步驟就有：找到閱讀資源→查看章節與規劃學習進度→每周按表操課)，重要的是將任務拆解成按表操課的實際步驟，在執行任務的當下就不用去管現在的進度是否有落後的問題，因為任務進度的安排與任務的執行是分開的。安排與執行
一開始我的每日任務安排是利用「1-3-5代辦清單法則」來規劃的，簡單來說就是每一日只安排1件最重要的任務(耗時最久)、3件中等任務(耗時中等)、5件零碎任務(可用零碎時間完成)。但是我發現對於一個上班族來說，扣除上班8小時，回到家真正可利用的時間其實不多，所以使用這個法則雖然可以幫助我完成一定量的重要任務，但同時也會帶給我許多的時間壓力，我想這樣就不符合時間管理的初衷了吧！時間管理不是要在一定時間做最多事情，而是在時間當下選擇最重要的那件事去做。但是人的心情都有起伏！試想一個情境：可能你安排的重要任務包含學習程式語言、看書、上課、運動、學才藝、練習自己的興趣(參考「練習興趣的方法」)...，同時也有許多次重要的事情如寫Blog文章、看新聞、做家事、追劇，現在有一個完整時間，我們也不見得就會想要執行最重要的任務！所以在任務的安排與執行上，我套用Mark Forster的「自動聚焦時間管理法」，在有時間的當下只做我最想做的代辦事情，由於任務都已經在上一個步驟被切割成可執行的行動，我只要「動手去做」就好！這就是萬維鋼專欄中同學的建議：
我們除了選擇要去做甚麼之外，也要選擇不去做甚麼，當決定好之後，當下就只專注做該件事情。
- 第三步：定期檢視與清理思緒
每一週、每一天我們都不斷地完成與接收任務，在「任務積存區」的代辦事項會不斷的增增減減，一個禮拜的過程中有時也會稍微迷失自己，不知道自己是否還是有保持在自己初衷的規劃上，因此到了周末就是需要清理大腦的時刻！現在我會使用電腦玩物的「大腦SPA筆記術」，將自己在一個禮拜中，突然靈光一現或不斷告訴自己「好想去完成一些XXX事情呀！」的想法寫在一張白紙上，並進行一周的代辦任務、大腦想法的整理，在整理自己大腦想法的同時，也可以大致理出下周的代辦事項，將這些事項加入「任務積存區」並抽空做完。
結論，我的下一步還可以做些甚麼？
現在開始累積了一些自己做事的方法，但我相信還是有許多地方可以做得更好，下一步(包含現在)我會嘗試莫法特休息法，同時在多個想完成的事項中切換進行，因為我覺得每件事情若都要從0→1做完後在做下一件事情，這樣代辦的事情真的只會越多，且自己的心情也沒辦法靜下來，因為心中總會想著「我想要趕快結束手頭上的事，好讓我快點進入到下一件事情」！為了因應這樣的心情，針對以下事情目前自己也在嘗試新的做法：
- 課外書：要閱讀的課外書真的是多到自己都覺得不可思議，平時在看一些推薦文章、專欄時總會意外的發現好書，所以待讀清單變得越來越長，因此我想利用在「如何閱讀一本書」中提到的技巧(這本書的含金量真的太高，心得文後續補上)，在同樣的時間讓自己可以盡量的從書中提煉知識，同時套用「莫法特休息法」的原則，在多本不同書中切換閱讀。
- 寫作Blog：目前我把寫作Blog是當作一個學習的紀錄，同時在其他人有同樣的問題時，就可以將自己的文章貼給人家看，畢竟這些文章都是自己對於這些問題的想法，有可能可以幫到其他人、也有可能可以拓展自己的認知。從「莫法特學習法」的文章中，我學習到最多的是：善用草稿(Draft)，先將想法打下來，當自己有空的時候就將這些文章完成！這個也是一些作家分享文章產量維持一定水準的小秘訣。
- 針對其他事務：紀錄！雖然這篇講的是時間管理，但讓我體悟到更重要的事情就是「記錄自己生活的足跡」，畢竟這些都是自己思考、努力的過程，或許學習項目會在一個時間告一段落，但中間的學習事務可以提供未來的自己在回朔搜尋資料時，最好的知識寶庫！
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