【工具文】建構時間管理的小宇宙

    在去年某天閱讀《電腦玩物》中關於「時間管理系列」文章時，看到站長ESOR推薦了一本由幸福行動家創始人－張永錫老師撰寫的《早上最重要的３件事》，專門探討「時間管理」、「數位行動工作術」的相關知識。
長久以來自己雖然東拼西湊的從各個網路文章汲取「時間管理」的知識，例如我在今年7月寫過《時間管理的技巧和一些思考》，當時對於時間管理的知識架構都還處於摸索階段，鑑於沒有認真閱讀過討論時間管理的專書，於是就迫不急待的從網路書店下訂了。當然人每一天總是有很多的藉口不去做某件事情，所以這本書就一直被放在書櫃，直到上個月才被我從書堆中找到（看來我果然需要時間管理）。
這本書跟其他時間管理的書有甚麼不同呢？我認為這本書有三個絕對值得一看的原因：

• 文章內容以每天一篇為主題來撰寫，閱讀無負擔

• 完整的時間管理架構，讓沒有系統性時間管理觀念的人（如我）可以從０做起

• 文章用字和舉例相當有趣，讓人容易聯想到自己遭遇的問題，並帶著問題從書中找尋答案

如同之前在《如何閱讀一本書》中提及，一個良好的主動閱讀者應該要帶著問題，從書中尋找自己所需要的答案，如此才可以讓這本書對自己的效益最大化，同時自己也比較不容易＂度辜＂。這本書還有一個最棒的地方是：作者每隔１０天（１０篇文章，剛好是系統中一個大段落結束）就會帶領讀者複習這１０天的所學，並概要統整重點來幫住讀者回顧。我認為這是一個好作者（佛心作者）可以為讀者做的事情，讓我們這些讀者不會在過程中就「落隊」了。

所以我可以從這篇文章得到甚麼？

8個字，時間管理的小宇宙(有點長XD)！或許這樣說有點誇大，但是看完這本書，並且每天確實做一些時間管理的練習（大概５－１０分鐘），你就可以獲得「時間管理」的整套觀念還有管理工具，讓我們不只知道怎麼管理時間，同時也有工具來幫助我們管理。這個小宇宙要在短時間內完全掌握確實有點難度，但至少讓我們看到原來「時間管理系統」是這樣運行的。

張永錫老師的三個時間管理習慣養成：

• 每日吃青蛙

• 清空收件夾-列出自己的帝王時間管理表

• 做好每日重開機-日/周檢視/晨間日記 

單看字面是看不太懂意思的，下面的內容會針對這三個習慣做整理，讓想要學習這套時間管理工具、或是想快速瀏覽這本書的人可以先一窺究竟。

※原圖可以參考這裡

強大的時間管理系統

習慣一：每日吃青蛙

    張永錫老師在整本書中，用兩個很有趣的名詞來形容我們每天處理的大小任務。

• 青蛙：我們每一天必須處理、最重要的那件事情，通常需要花費至少1-2個小時(甚至以上)來處理。

• 蝌蚪：形容其他相較之下較不重要的任務，通常10分鐘-30分鐘內(甚至更短)可以處理完畢。

以一個上班族而言(例如小弟本人)，青蛙包含今日要進行的專案任務，可能有與IT人員開會、撰寫重要文件、撰寫重要公文、構思企劃...等，如果不在當天處理完畢，後續將會不斷被其他部門的人追殺進度；至於蝌蚪的話，則是如寄信給某合作廠商、整理會議紀錄、協助主管安排會議細項...，可能在幾十分鐘就可以處理完畢的事情。

雖然每一天我們總是有看似做不完的事情，但總是有某幾件非做不可事情、當然也有一下子就可以處理完畢的小事。首先我們要培養的第一個時間管理習慣，就是要在每天工作前，挑出1-3隻青蛙，以及5-7隻蝌蚪，將他列在我們慣用的「清單工具」上(可以是APP、也可以是紙本條列清單)。

這裡要先俗套的說一句：「我們身處在一個最壞的時代，但同時也是最好的時代」，科技的進步讓每個人每天要處理的訊息、資訊量暴增，有時甚至讓人感到無力、倦怠；但換個角度想，我們也擁有更先進的設備可以幫助我們。「清單工具」可以是拿一隻鉛筆直接在白紙上條列，也可以使用APP來幫助我們，在這裡不得不提的是，我自己一開始也認為非常不習慣，剛下載完一個APP來使用，可能後天就不會打開了！但是為了順利使用這套時間管理系統，以下列出幾個書中推薦的「清單工具」APP：

• Omnifocus

• Todoist

• wunderlist

• Asana

詳細的介紹就不在這裡表列，自己最後是選擇Todoist當作「清單工具」使用，原因是相較其他的APP介面，Todoist是我覺得用過最順手的。

列一份清單，工作效率可以增強25%。 -博恩．崔西(Brian Tracy)

青蛙上菜

列完清單之後，我們就可以開始吃青蛙啦。但你可能會問，「要從哪一隻開始吃起呢(要從哪個任務開始做起)？」

作者建議我們要從長相最難看的開始吃起(也就是比較困難的任務)，當我們將一天之中，最難吃的青蛙努力吃下肚之後，我們會覺得更有活力，回想一下我們完成艱難無比的任務之後，那份心情舒爽之感就可以體會了。

但是這些青蛙不一定每一個都可以一口順利吞下呀！所以作者在書中教了三個分解青蛙的方法，分別是以下三點，這三個方法都是要「找出下一步行動要做甚麼」。

• GTD自然計畫模式：透過想像目標與預期結果，經由腦力激盪提出多個可能方案後，組織後續可能的動作，並找出下一步行動。舉例來說：「如果今天要和一個好友吃飯，要在哪裡用餐」，就可以使用這套方法，先設想目標(可能是和朋友聯絡感情)，想像預期結果(在美式漢堡店喝著小酒開心暢聊)，腦力激盪(上PTT-Food版、問吃貨朋友、直接Google...)，組織動作(上PTT -Food版上早餐廳、打電話定位、用Google 行事曆通知朋友...)，最後找出下一步行動(上PTT-Food版查詢)。

• 心智圖：用來梳理複雜事情的脈絡，例如在撰寫Blog文章時，我會先用心智圖將文章內容作梳理(如上圖)，在進行動作。

• 9宮格思考法：對有條理的東西進行快速的筆記與思考，舉例：在閱讀完一本書後，以這本書為中間隔，其他外圍8格紀錄我對這本書的了解、重點整理、問題...等，點這裡看範例。

當我們把青蛙分解的有條有理後，我們就要「進行吃青蛙(做事)」的動作了。書中介紹了近幾年相當有名的工作法－「番茄鐘工作法」，強調高強度25鐘專心工作，5分鐘休息，完整的30鐘叫做「一個番茄鐘」，藉由具體化「工作時間長度」，我認為至少有兩個好處：

• 了解工作需要多少個「番茄鐘」來完成，來評估未來重複做同樣工作的時間安排

• 有空之餘，找出自己可以改進的地方，降低花費的番茄鐘數量

老實說，在還沒有讀到這本書之前，我並不喜歡番茄鐘工作法，因為我總認為25分鐘的專注時間太短，事情還沒完成一個段落就被打斷。因此這也是我現在在練習的地方，稍微妥協的去使用這個方法是有好處的，因為我們都需要適當的休息，常常自己沒有外界的人或聲音提醒時，往往一坐就是好幾個小時，搞得自己肩膀痛、沒上廁所，結果得不償失。

以上就是作者在第一個習慣中，提到的FAST原則(可同步參考文章開頭的心智圖)。

習慣二：清空收件夾

    我們每天都會從電子郵件、筆記、行事曆、社群軟體...收集到許多工作，但若是沒有一個有架構的處理流程，就會感覺充滿雜事，東缺一塊、西缺一塊，因此第二個習慣就是要幫助我們架構一套「收件夾系統」，解決散落在各個地方的筆記、工作與資料。

下方這張圖就是我們要建構的「收件夾系統」(以我填寫的為例)，圖中用紅框標示的1、2、3、4是隨著每個人使用習慣的不同而異，系統簡述如下。

• 雜事(Input)：由L、I、N、E四個不同的收件夾組成，也就是我們平常的訊息、資訊、任務來源。

• 高速鐵路：將雜事(Input)藉由「桶人利器」來轉換成行動(Output)，至於桶人利器是甚麼待會會在說明。

• 行動(Output)：由S、T、A、R四個行動組成，也就是清單上的任務最後都會化成其中一項進行處理。

雜事(Input)

如上所述，收件夾系統顧名思義就是存放各種任務的地方，若沒有定期清空，就會發現這些地方馬上被塞爆，每一天打開來看時就會覺得好像有事情要處理，但是久了就會「直接忽略」，造成許多訊息沒有準確接收，種類如下。

• Line：泛指各個自己常用的即時通訊軟體，以台灣而言主要使用Line居多，對中國地區則是Wechat為大宗，當然像是FB messenger、What's APP也都包含。

• Inbox：指自己的郵件收件夾，最大宗應該就是Gmail，在企業則是會使用Outlook為主。

• Notebook：自己常用的筆記本，例如商務日誌。

• Else：其他收件夾，例如相簿(不整理相片檔案容量往往會爆炸)、Feedly(網路文章、Blog文章匯集)、Evernote...等。

這裡值得一提的是，不留意的情況之下，一個人往往同整類多個收件夾(例如Notebook就有個3本)，這也是浪費同一個收件夾還需要做整理的時間！因此一個種類的收件夾最好集中在1-2種就好。

在盤點自己的LINE系統後，接著在填寫右方(圖中編號2)－「主要收件夾」，也就是將其他收件夾的訊息，統一集中在「主要收件夾」中做處理。

高速鐵路

當我們收集完雜事後，接下來要依序進行兩項處理：

• 雜事加工：利用主詞 + 動詞 + 受詞 + 受詞的語句結構，來改寫自己對任務的描述。例如當雜事一來時，我可能先記下「和老闆溝通」，藉由上方的加工，任務描述會變成「我」(主詞)  +  找(動詞) + 老闆(受詞) + 溝通出差事情(受詞)。

• 桶人利器：當雜事加工成比較清楚的任務描述語句時，我們對此任務會有4種可選擇的行動：
1. 馬上丟棄：發現不必要的訊息，立刻丟進垃圾桶。


2. 立刻行動：只需要1-2分鐘處理的事情，立刻將它處理完畢。


3. 授權他人：可列在請他人協助的清單，後續請他人幫忙處理。


4. 放入系統：若無法經由上述三個步驟處理，則放入後續的STAR進行處理。

這邊僅是簡短敘述作者的系統概念，內容被我精簡很多，若是有興趣了解的人，還是閱讀書中針對此部分的詳細解說。

行動(Output)

請同時參考圖中的編號3，所謂的行動是指「任務最後放置處理的位置」，共有4種地方可以放置：

• Schedule：將任務放到自己的行事曆(例如Google Calendar)中，在特定的時間點進行處理。在這一部分，我主要是利用Google Calendar當作Schedule工具。

• Task List：任務清單，是指可以歸納在某個任務之下的行動，例如某個大型專案/計畫下累積的一個小任務。

• Action List：行動清單，還不屬於任何任務之下的單獨行動，就放置在這裡。

• Reference：資料庫，若是這則資訊後續還有參考的價值，則歸檔入庫。

特別值得分享的是，雖然只有差兩步驟，我覺得單獨Evernote當作任務/行動清單是不夠機動的，但在整體記事流程上Todoist反而會順暢許多，比較以下兩者：

• Evernote：點開APP→在搜尋欄搜尋記事→點開記事→輸入任務 

• Todoist：  點開APP→收件夾→輸入任務 

若是大家願意的話，也可以照著這張表試著找出自己的「收件夾系統」，照著系統按表操課，定期的清空收件夾，就會覺得事情的掌控程度變高許多！

好了，我們已經了解第二個習慣，但同時一個問題也出現了，我們要過多久「清空收件夾」一次呢？

習慣三：每日重開機

不知道大家有沒有這樣的經驗：

「我們學過了很多系統、吸收了很多知識，但往往在某一天忽然就不會繼續使用了...?」

「我按表操課紀錄代辦事項，但後來還是忘記做了...」

「我感覺最近完成了很多事情，但具體上是哪些事情，好像記不起來耶...」

老實說上面三個情況就是我自己的學習心聲，或許很湊巧的你，也跟我有同樣的疑惑。不論我們學過了再多知識，若沒有空出時間進行複習，它們就默默地藏在我們的腦海一隅了。因此第三個習慣，就是要建立我們的複習好習慣！但是要多久複習一次呢，作者的建議是「每日」、「每周」、「每年」都要進行。

每日檢視

我們知道，電腦用久了要定期的「重開機」來釋放工作記憶體，否則運作速度將會明顯下降。機器如此，人的大腦也需要「重開機」來釋放壓力記憶體，每天我們可以這樣做：

• 撰寫「晨間日記」：寫日記是許多人記錄自己每天生活方式的一種媒介。日本作家－佐藤傳認為這樣的日記屬於「檢討日記」，因為撰寫時間多在夜晚睡前，重點會放在今日做了哪些不該犯的錯事，屬於心情較負面的日記；他提出了「晨間日記」的想法，也就是在隔天清晨撰寫昨天一天的日記，由於早晨人的精神較好，思想也較為正面，此時寫的日記比較會讓未來的自己再次閱讀，並從中獲得正面能量。有興趣的人可以參考《晨間日記的奇蹟》一書，這本書內容不多，但提供一個新的觀點，每日3-5分鐘、利用9宮格筆記法、且強烈建議使用數位工具來寫日記，非常值得一讀！(晨間日記範本可參考這裡)

• 清空收件夾(如果有時間)：如果早上工作前有足夠的時間，可以加減清理今日的「收件夾系統」。

• 列出今日的青蛙/蝌蚪：還記得我們在第一個習慣說的青娃與蝌蚪嗎？在工作前先將每日最重要的是像列下來，並排列處理順序。

每周檢視

每周花30 - 60分鐘，針對自己的系統做檢視，看看是否還是漏網之魚沒有處理，建議的步驟如下：

1. 清空所有收件夾


2. 檢視過往一周工作紀錄、晨間日記


3. 檢視上一周行事曆，與下一、二周行事曆


4. 檢視下周預計要做的事情


5. 檢視現在做的任務，是否符合自己的年度目標

每年檢視

一年過去了，究竟自己做過甚麼事情呢？「晨間日記」是一個好的檢視工具，可以用很快的速度瀏覽自己一年內做過的事情。

結語

上面這些內容是以條列式的方式逐步向下，初次看到時可能會覺得：「這麼複雜的系統我記得起來？」別擔心，如同在文章開頭所說的，張永錫老師是以「每天一篇，共三十天」的方式，教導大家建構這個「時間管理系統」的，也就是一個月後，大家對這套系統一定也可以更加熟悉。
我自己在這一個月中，從「吃青蛙」開始，到建構「收件夾系統」、「每日重開機」，每天都覺得自己獲得一項新技能！有點想是玩遊戲，技能愈來愈強、能處理的事情也愈來愈多，一個月才發現自己也已經走了這麼長的一段路，一本有趣又實用的書，推薦給大家！