【工具文】如何「有效」使用Evernote？ 我們的第二個大腦

從很早之前就不斷聽到有人說：「作筆記就是要用Evernote ~」、「Evernote可以同步文字、影片、BlahBlah...，真的很好用啦！」真的有這麼好用嗎？ 終於我在去年年初下載了這個APP，但點擊開始使用後我發現，這簡直是一個「功能巨獸」！我可以新增記事、筆記本、提醒事項…等等，功能非常非常完善，但是我不知道怎麼有效的使用，如果只是單純的資料同步其實我可以使用Dropbox就好了，到底Evernote好用在哪裡呢？



大約在去年11月，我開始定時用Feedly收看電腦玩物的文章，站長Esor是一位專職講者、作家，這個部落格時常會分享(摘自電腦玩物介紹)：

1. 最新雲端工具、數位軟體的真實心得分享。
2. 科技工具如何真正活用到生活的具體經驗。
3. 關於工作效率、專案管理、時間管理、習慣養成的實作教學或觀念反思。
4. 如果你是 Google 雲端辦公室、 Evernote 雲端筆記的愛用者，那麼這裡有最深入的應用教學。

我之所以會喜歡這個部落格的原因是：實用。網路上不缺乏介紹好軟體的文章，但真正對於軟體使用的方法、心得文章是少的(或許也是我還沒發現，歡迎大家推薦~)，這篇文章將分享我閱讀完Esor的Evernote系列文章，並進行約半年的實踐的心得，看完這篇文章後你可以了解：

1. 使用Evernote應該擁有的觀念
2. 如何使用Evernote，我實際使用的經驗

至於為什麼要使用Evernote這個軟體，這個問題有興趣的人可以參考Esor的Evernote相關書籍《Evernote 100個做筆記的好方法：數位化重整你的工作和人生》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】：如果我當初這樣做筆記就好了》、《這些Google幫我做好的事：用Google思維重建10倍速工作》等書籍，這些書籍目前也還在我的待讀清單中，不過以部落格的文章而言，就已經對我現在整理資料的思維有很大幫助。

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使用Evernote應該擁有的觀念

身在一個手機、數位工具發達的時代，我們每天都可以輕鬆地從各個通路如Facebook、Ptt、網路新聞…等獲得資訊，好消息是我們有看不完的文章、訊息，就像古代的皇帝一樣這些資訊等待著被我們「臨幸」；壞消息是看不完的資訊確實也讓我們焦慮，光是選擇要在哪一個平台上閱讀文章就非常困擾人，我認為在現在「讀多少」不是最困難的，最困難的是要「讀甚麼」，甚至到最後「索性不去看」。這麼多的資訊，我到底該如何吸收呢，或許大家多多少少都有這樣的的感覺。

所以應該要怎麼辦？

我認為電腦玩物《爆量數位資料時代的五個整理術新思維》寫的很好，文中對我而言最有價值的三點為：

• 資料沒有特別定位，需要打破、重組
• 整理就是要幫資料決定行動
• 創造資料與資料間的鏈結

1. 資料沒有特別定位，需要打破、重組

每天接觸到的資訊都有可能成為思考、寫作、工作啟發上的來源，在A領域閱讀到的資訊可能可以在B領域上使用，意味著這些資訊很難被特別定位在一個事物的使用。因此再看到一篇資料的時候，我們需要將這份資訊進行「自我價值判斷」的重組，實際上的行動就是將文中可能對自己有益的部分特別擷取紀錄(打破)，並依照自己的想法將資訊給予標籤(重組)。Evernote中的「新增標籤」可以幫我們做到這件事情，也是後續再把資料重複利用的效率小幫手。(如下方)

2.整理就是要幫資料決定行動

一般人的整理(包含過去的自己)都傾向將資料得很整齊，不但開設非常多的資料夾進行分類，檔案名稱也會重新命名，但後來會發現一個問題：看過的資料好像還是派不上用場。直到看完了Esor的文章和聽完像是邏輯思維中羅振宇(羅胖)的一些個人看法，我開始學習在看完一篇文章後一定要寫下自己對這篇文章的看法，這些看法不需要很長，或許就是簡短的三句話(如下方的框2)，用自己的話寫出對這篇文章的認知，才是自己真正對文章理解的程度。

大家應該看到我將筆記分為三塊，這邊推薦Esor在電腦玩物《一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法》中的筆記法，簡單摘要結論：

• 行動：利用這篇文章，下一步自己想要做甚麼，例如替這篇文章寫一篇心得文、和他人分享、當作簡報資料...等，都可以是行動的內容。
• 構思：自己對於文章的理解，可以是簡單的流水帳、murmur，重點是要用自己的話說。
• 封存：對於此篇文章中僅為參考的內容，可以保存在這裡做為日後查看。

網路上的文章何其多，有許多文章在當下看到都會非常有感觸，可惜的是如果「不做一些紀錄」的話，可能看過就過去了。羅胖曾這麼說過：

路邊飄過的知識不是你的，你只有縫它一針，才會變成你的。如何縫合？表達一次，就是縫一針。
最簡單的，寫一次讀書筆記，就是表達。
光是存檔？沒用！那不是你的。縫合後，才是你的東西，知道東西在哪，才會變成你的知識。

3. 創造資料與資料間的鏈結

在第1點我們將資訊進行打破、重組，但時常可以發現這些破碎化的資訊彼此是相互連結的，或許我們沒有辦法做得盡善盡美、也沒有那個必要，每一次的連結其實也象徵我們了解新事物是可以和特定舊知識相連，對於未來的資料索引將有非常大的幫助。

這個概念可以透過Evernote中的「超鏈結」進行實作，我自己最常使用的方法是：對著記事點選右鍵→複製記事連結，在需要的文字上利用「超鏈結」來相連這些記事。

如何使用Evernote，我實際的使用經驗

在了解使用Evernote的基本觀念後，我想要分享目前我是如何使用Evernote這個軟體，一共有三個步驟：建立一個收集箱、開始蒐集文章、進行歸檔並利用。

建立一個收集箱

一開始，我會先在Evernote中建立一個專門筆記本，參考電腦玩物的一篇文章，我認為"收集箱"觀念非常符合日常生活中的工作模式，這個筆記本有點像是一個臨時資料夾(有些人也喜歡取名為Archive，意思為檔案總管)，因為閱讀完文章的當下，不太可能都有時間可以直接對文章進行歸檔或是完整的自我心得撰寫，所以我會先把好的文章放到這個"收集箱"當中，有點像是我們看到一本好書我們先放在一個大箱子中，等有時間後我們再回來對每一本書進行閱讀、整理。

開始蒐集文章

建完"收集箱"記事本之後，我們就可以自由地在網路上在以一篇網路上的文章來說，我不會直接複製全文貼到Evernote上，而是利用以下這個Google Chrome外掛軟體：

［ Evernote Web Clipper ］瀏覽器外掛安裝

它可以幫助我們在擷取一篇文章時，刪除不必要的圖片、資訊，只對文章本體進行擷取。選取「簡化文章」後就只會出現文章本文以及圖片，同時在下方也可以針對這篇文章要放在哪個記事本進行分類、加上標籤、以及簡單寫上對這篇文章的註解，這邊的註解就可以寫上前面提到的「溝思」筆記，以利後續的分類及更詳細的備註。

進行歸檔並利用

絕大時候我都是直接將文章丟到"收集箱"中，等到有時間再進行整理。整理時可以自己為這篇文章重新命名，以利後續要搜尋時可以更符合自己的關鍵字需求(畢竟有時候的文章標題真的很奇怪)，整理時也可以利用前面提到的「資料和資料間的鏈結」，進行記事和記事的互相關聯，這樣在撰寫文章或是利用時就省去大量重新找尋參考資料的時間。

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我們的第二個大腦

如同前面所提到的，我們身處在一個每天被資訊轟炸的時代，每一天都有非常多好的資訊、文章、工具出現，或許記憶大量的知識已經不是我們大腦現在最主要的工作，而是要用大腦多思考一些事情，善用數位工具真的可以大幅降低「搜尋」資料的時間成本，隨著時間累積，Evernote將變成我們每個人專屬的資料庫，也可以說是第二個大腦，這個大腦可以快速的為我們進行龐雜資料的篩選，並進行結果回饋。

針對Evernote的使用，我自己也還在實踐這些方法，甚至還有許多功能我也還沒使用到，之後實踐一段時日後再與大家分享。至於Evernote是否要購買付費升級版，這個問題可以參考電腦玩物《Evernote 推出更便宜付費版！三種定價需求完全解析》，若要單純嘗試這篇文章提到的方法，「免費入門版」其實就已經足夠，至於擷取的文章愈來愈多，甚至許多自己日常的記事也想要加入筆記本，則可以考慮「付費進階版」。

歡迎大家分享自己使用Evernote的經驗，喜歡我的文章也可以按下「追蹤」~