【生活】2018年總回顧

前言

眨眼之間又到了年末，對我來說2018年可以說是「取捨」的一年。

但為什麼會說是「取捨」的一年呢？

原因是2017年我學習到非常多受用的知識，這麼多的知識如果想要一把抓，那可能甚麼東西都學不好，因此我必須有「取捨」的去練習對我而言最重要的知識。要挑選這樣的知識不是一件簡單的事情，這些知識都是有關於「如何」去做某件事情，例如：如何閱讀一本書、如何更有效率的學習、如何建立自己的知識體系...。在《【生活】2017年總回顧》 中，我將這些知識分成三個面向：

• 自我學習面

• 工作面

• 魔術面

自我學習面

我花了相當多的時間學習兩個重要的知識點：「如何閱讀一本書」以及「如何學習」。

「如何閱讀一本書」提到我們應該先分清楚讀這本書的目的，到底是"為了獲得資訊而讀"、還是"為了增進理解力"而讀，我認為這項前提已經可以幫忙我篩選掉50-60%的書不用花太多時間去閱讀，而是將40%的時間花在自己真正有益、真正喜歡的書籍上，接下來再透過四個層次的閱讀方式，有效率的吸收書中的知識。

「如何學習」則是中國一位頂尖的學習家－成甲，他在《精準學習》分享了自己如何高效率學習的方法。說老實話，書中的內容我自己也已經忘的差不多了，但是有許多書中提到的學習習慣、思維方式是潛移默化的影響了我，例如書中提到的「反思」就是一項非常值得練習的能力。所謂的「反思」就是思考自己做的的事情，從"發生甚麼事"、"為什麼會發生"、"自己的思考過程"以及"學習收穫"四個不同層面切入，讓自己可以真正的發現自己的盲點，進一步避免未來重蹈覆測。

工作面

從銀行轉職進新創公司也已經一年了，在工作上因為業務的關係，我有機會學習到非常多的數位管理工具，其中讓我收穫良多同時也最想要跟其他人分享的就是「Trello」，這個服務是將許多的任務轉變成一張張的卡片，藉由移動卡片就可以管理每個任務的工作進度，對於團隊的分工合作有非常大的幫助；在使用這個工具一段時間後，我發現「Trello」不只可以用在軟體開發流程上，對於「旅行規劃」、「自我管理」甚至於「興趣學習(以我的例子來說就是魔術)」都可以使用到，將在下方的文章中分享使用心得。

魔術面
有鑑於2017年我體悟到，每件事情最好都能夠留下紀錄，尤其是學習上除了不斷的「輸入(讀書)」，更不要忘記要「輸出(撰寫心得、分享知識給其他人...)，因此我決定在Medium上開設專門撰寫魔術文章的Blog，截自2018年12月也累積了68篇的文章，這些文章記錄我在2018年對於魔術學習上的點滴，有閱讀書籍的心得、實際表演心得...等，有興趣的人可以在《Idea 49：Yearly review 》看到我對於2018年魔術學習上的心得回顧。

在思考許久後，我發現這些議題都奠基在一個重要的技能：使用Evernote當作知識資料庫。最後我決定將這個技能作為我在2018一整年專心練習的知識項目，原因是因為要學習的知識實在太多太多，不論是自己有興趣的、覺得有用的、還是這個社會趨勢影響我們的，如果沒有辦法與自我的知識資料庫建立連結，學習再多的知識都有可能會遺忘，知識被再次取用的效率也會降低。

這篇文章將以上方提到的項目為基礎，紀錄與分享以下事項：

• 生活中培養的習慣
1. 晨間日記、周回顧
2. 工作匯流系統
3. 模板化思考

• 工作中培養的技能
1. 從撰寫PRD(產品需求文件)中學習全盤思考
2. 從使用Trello中學習任務管理
3. 從召開會議中學習時間管理

一、生活中培養的技能

1.每天寫晨間日記、每週進行周回顧

• 晨間日記－只在早上寫的日記

從2017年11月開始，因為閱讀了張永錫老師的《早上最重要的3件事》以及《晨間日記的奇蹟》，我開始每天早上固定寫日記，相關的心得文章可以參考《建構時間管理的小宇宙》。堅持一年下來，我發現這個習慣可以產生很有趣的現象，例如我可以看到去年的同一天正在煩惱甚麼事情、經歷過甚麼快樂的事、或是對於某件事情的特別的看法。在一年後的同一天，我可以回答過去的自己－過去煩惱的事情現在已經獲得解決、現在我對於同一件事情，想法是不是已經產生改變，下方就是一個例子：

2017年新公司第一天上班日

這篇日記讓我回想起第一天到公司時受到非常大的文化衝擊，當時我很懷疑我到底可不可以撐下去，畢竟在「銀行」的工作環境跟在「新創公司」的工作環境差異非常的大，不過現在看看自己，似乎是挺過來了...

• 周回顧－反思一周的生活

在每周日我會固定花1小時的時間進行周回顧，在剛開始執行的時候，我很懷疑用1個小時的時間是否太多，畢竟過去從來沒有反思的習慣。在我執行3-4次後，我發現1小時的時間其實是非常緊湊的，因為在一周之內，我可以從四面八方得到各種訊息(包含Facebook, Line, Email, 日記, 讀書筆記, 工作上發生的事情...)，有些訊息在周回顧時才會讓我突然記起：「啊！原來還有這件事情必須要處理」，因此1小時的時間只能快速的瀏覽過各種一周內發生的歷史資訊，並將這些訊息中有價值的部分在做紀錄、沒有價值的資訊直接封存。

我現在喜歡用下方的「思考清單」依序進行周回顧：

周檢視的流程是：依序從上到下檢視各個資訊來源，將有價值的事物做處理(例如寫成行動事項、歸納到Evernote的知識資料庫...等)，沒價值的就刪除或進行封存。這裡就引發出一個問題：究竟自己的Input(輸入)有哪些？中間如何做加工處理讓資訊變成有意義的行動？Output(輸出)又有哪些方式？

因此，我參考了電腦玩物的《為什麼要管理的工具那麼多？用這張心智圖建立工作匯流系統》，搭配張永錫老師在《早上最重要的三件事》的「時間管理帝王表」，畫出屬於自己的工作匯流系統。

2.工作匯流系統

這聽起來文謅謅的名詞，其實就是整理三樣東西：Input(輸入)、process(加工處理)、Output(輸出)，最後結果可以產生出下方兩張圖表：

《早上最重要的三件事》帝王管理表

我的工作匯流系統

上面的帝王管理表的L/I/N/E分別代表資訊來源(Input)需要我們做處理，處理方式在張永錫老師的書中是利用「統 / 人 / 立 / 棄」四種行動來加工資訊，最後S / T / A / R則是加工完後的資訊應該歸納在何處(Output)。

舉例來說：每天國外客戶透過Email發送的問題屬於Input的一種(因為需要我去處理) → 思考這個問題是要 放到系統/ 交付他人去做 / 立刻行動 / 直接捨棄，以這個例子如果問題太大需要請別人幫忙，我會先「放到系統 - 行動清單」中 → 當有時間之後，在針對行動清單中的任務去處理。這樣的好處是不會在工作過程中一直被打斷，可以減少切換工作時的時間浪費。

下面的工作匯流系統則是進一步將Input→Process→Output視覺化，讓自己可以更清楚知道還有那些地方是沒有考慮的。這種類型的圖屬於「心智圖」的一種，也就是將「大腦/心智」的想法具現化到白紙/電腦螢幕上來幫助自己思考，我自己目前是使用Coggle這套線上服務，有興趣的人可以免費註冊來使用看看。

3. 模板化思考

由於從去年開始養成紀錄的習慣，我發現有很多的事情都是"重複性發生"的，"重複性發生"的事情非常適合將解決過程SOP化，之後發生相同的事情只要調出SOP照著做即可。如果將這樣的概念延伸，如果將「任何」事情都模板化，會發生甚麼有趣的事情呢？

抱持這樣的想法，我試著將所有第一次做的事情都記錄下來，並且按照「運算思維(Computational Thinking)」歸納出要做完一件事情的所有步驟，如此在未來時只要按照步驟一步步的思考就好，實際例子如「反思過程」、「寫日記」、「周回顧」...都可以使用到。舉例來說，反思過程到底要反思甚麼？在看完成甲的《精準學習》後，我將反思過程分為四個步驟：

• 發生了甚麼事情

• 為什麼會發生

• 自己的思考過程

• 啟示或可改進之處

我曾經在一段工作時間發現，召開跨部門的會議非常的沒有效率，也就是會議時間長且最後結論也不清楚，因此我反思：

• 發生甚麼事

今日招開跨Team討論會議，討論的議題非常多，會議到後來已經不知道該紀錄甚麼

• 為什麼發生

一來自己想要將討論過程中的東西都記下來，但後來發現是一件不太可能的事情，到最後反而恍神

• 思考過程

記下最後結論與重點即可，重心要放在跟與會人員的互動，否則用錄音機就好

• 啟示或可改進之處

後續開會時記下結論重點就好，其他細節等開會完畢在補足即可，若不確定細節則在詢問其他人

模板化思考除了用在個人思考之外，在工作上也有非常大的幫助，將在下一小節說明。

二、工作中培養的技能

1. 從撰寫PRD(產品需求文件)中學習全盤思考

撰寫PRD是Product Manager(產品經理)幾乎每天都要做到的事情，所謂的PRD就是將產品功能透過結構化、系統化的方式表達給工程師了解並進行開發。首先我必須要自首，在實際工作之前我沒有特別學習過撰寫PRD的知識，因此在進公司並且真正開始做這項工作時，我只能按照腦中直覺想到的內容來撰寫。

有趣的是，就是在這不斷摸索的過程中，自己才能慢慢了解為什麼PRD需要寫某些項目，原因很簡單：因為如果不寫就會被其他人抗議呀！所以說在公司工作的每一天，都是不斷的修正自己的PRD應該如何撰寫，才可以讓閱讀的人用最輕鬆的力氣去了解接下來要幹甚麼活。

隨著時間過去，自己也開始有一套撰寫邏輯之後，就可以參考網路、書籍上傳授的方法，有些內容可以加入到自己的寫作體系中，有些則可依產品差異而排除掉。舉例來說，下方是我目前撰寫PRD的思考模板：

I. User Story
What：{why this issue exists}
Where：{甚麼平台會使用這個功能}
When：{甚麼時機點會使用這個功能}
Who：{涉及到的人}
 - 外部使用者：
 - 內部使用者：
 - 潛在使用者(目前不確定但可能使用的人)：
---
II. Why this happens
{write reasons}
---
III. Spec
## 需求描述
{what is the action / what is RD action}
## 額外文件(if available)
{any attachmet}
## Prototype(if available)
{any prototype }
---
IV. QA standard
{what should be verified,}
---
V. Other issue

在撰寫PRD時，其實就是盡量讓自己能夠全盤思考到所有事情，而建立這個思考模板的意義就在於自己"不需要想說要寫那些項目"，而是將精神集中在"撰寫甚麼內容"就好，模板上的項目就是定義好的問題，而我需要做的就是依據不同產品功能去回答這些問題就好。

這樣的思考方式也可以應用在其他領域，例如我在魔術Blog《Idea 46：Scripting(15)-寫稿靈感哪裡來？從「不斷問自己問題」開始》寫到，魔術師/演員在創作表演劇本時，應該要如何才能刺激思考，答案就是「不斷問自己問題」，但如果每次都還要去想問自己甚麼問題就太浪費時間了，因此對問題進行模板化，後續的工作就紙要回答即可。

原來這些道理都是相通的！

2. 從使用Trello中學習任務管理

我在文章的前面曾提到「Trello」這個管理工具，雖然當初使用的契機是因為公司內部用這套服務來進行「團隊」軟體開發，但我發現這個管理工具也可以使用在「個人」的任務管理上。舉例來說，我的日常生活有「想閱讀的書籍」、「想看的電影」、「想看的漫畫」、「想練習的魔術」...(如下圖)，這麼多的事情就跟工作中的數個專案一樣，每個我都必須要接觸一點，同時必須掌握每個項目的進度，此時Trello就派上用場了，更多關於Trello的應用可參考《Idea 18：使用專案管理思維來學習魔術(1)-初探管理工具「Trello」》、《Idea 30：使用專案管理思維來學習魔術(2)-結合「練習下鑽法」 & 「Trello」》

3. 從召開會議中學習時間管理

我是一個不喜歡開會的人，應該說是不喜歡開無效率會議的人，扣除公司內部非自己號召的重要會議之外，我希望自己召開會議能夠在最短時間(半小時 - 1小時)內結束並得到會議結論。雖然某些細節討論會議一定會拖延時間，但是有些工作是自己可以在會議前先做的，參考《高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已》，我將會議分成開會前、開會中、開會後，看看有哪些工作是自己可以先進行的：

開會前
1.列出會議要討論的重點
2.列出這些重點之間的討論邏輯
3.先列出自己對這些問題的答案與底線
開會中
1.先列出本次會議的待辦清單(討論問題是甚麼、要確認甚麼結論)
2.會議中的筆記應該要記下一個自己的action是甚麼、下一個問題需不需要討論
3.重新複述每個問題和結論
4.確認每個人的action item
開會後
盡量在1天內，最晚不超過2天寄出會議紀錄

開會中最害怕的就是討論突然發散變成空談大會，所以當會議是由自己主持時，盡量明確開會的目的、確定想要討論的項目、確認每個人開完會的action item，用這樣的大原則去引導會議進行。在引導的過程當中，其實也是自己藉機練習時間管理的好機會，因為要能夠控制時間的前提就是要專注在會議之上，盡快讓大家取得共識，我認為這跟時間管理中的「盡快確認下一步行動」的道理是相通的。

三、2019 is coming!

以上就是2018年個人主要的收穫，在2017年我對自己2018年的期許是「取捨」，因為想做的事情太多，但時間永遠太少，這項期許我認為自己在2018年已經有達標。2019年我對自己的期許是「升級」，也就是將2018年學習的事物結合2019年的新知，希望經過一年的醞釀之後，可以再和大家分享心得！